الموازنات التخطيطية ودورها في الرقابة على التكاليف الجزء الثاني

3 - 2 - 5 أهمية الجانب الإنساني في نجاح رقابة الموازنة :-
الموازنة : كغيرها من الأساليب الرقابية الأخرى – تحتاج إلى صدق في إدارتها حتى تصبح أداة للرقابة في يد الإدارة .
إن القيام بأي عمل في أي مستوى لا يتم إلا بمعرفة الأفراد في حدود التسهيلات والإمكانيات المتاحة في حدود الخطط المرسومة في خطة الموازنة .
إن الرقابة على الأفراد قد لا تكون محبوبة إلى نفوسهم إذ أن المساءلة المحاسبية تضع أداء الأفراد تحت المنظار المكبر للتعرف على أي انحرافات تكون قد وقعت في التكاليف داخل مجال تحكمهم ، وهنا يقع العبء الأكبر على محاسب التكاليف في إقناع المستويات الإشرافية المختلفة بأن الموازنة والمساءلة المحاسبية هي بهدف مساندة الإدارة في القيام بأهدافها الرقابية على أكمل وجه .
فهناك من يقابل الموازنة بارتياح تام خاصة إذا كانت هناك مشاركة فعالة من جانبهم في وضع الخطة ذاتها وكيف ما من شك في وجود فئة أخرى تنقل المسئولية عن فشل الخطة إلى إدارة الموازنة نفسها ، بل هناك فئة ثالثة لا ترغب حتى في تفهم أسلوب الموازنة الرقابي الأمر الذي يدعوا إلى إقناع وتوعية وتدريب المسئولية حتى يمكن التخلص من حالة عدم الثقة .
بين المستويات الإدارية وبعضها نتيجة إقرار المساءلة تحقيق الأهداف الرقابية من الموازنة .
إن مقاومة بعض المسئولية عن تنفيذ الموازنة هي أصلاً نتيجة نقص في التدريب وعدم الرغبة في تحقيق الرقابة بل وفي سوء فهم أهداف الموازنة الأمر الذي يقضي إلى ظهور :
- العمل بدون كفاية .
- وأخيراً انهيار أسلوب الموازنة الرقابي .
وبصفة عامة إن الأمر يتطلب أن يشعر الجميع ويقدر أن المساءلة المحاسبية كأحد إجراءات الموازنة في تحقيق الرقابة هي لصالحهم ولصالح الوحدة الاقتصادية ككل وفي ضوء وحدة الهدف .

البــــــــــــــاب الثاني

الدراسة الميدانية

تحليل الاستبيان المقترح على العينات

1- تعتبر الموازنة التخطيطية أفضل أساليب الرقابة على التكاليف .

الإجابـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة التكرار النسبة
- أوافق 20 80 %
- أوافق لحد ما 3 12 %
- لا أوافق 1 4 %
- لا أوافق بشدة 1 4 %
المجموع 25 100 %


من ملاحظ النسب بالجدول أعلاه يتبين أن 20 شخصاً ويشكلون 80 % من حجم العينة يوافقون على أن الموازنة التخطيطية أفضل أساليب الرقابة على التكاليف بينما الذين لا يوافقون يشكلون فقط 8 % مما يؤكد أن الموازنة هي أفضل الأساليب الرقابية . ولعل ذلك يؤكد الغرض الذي أجرينا البحث من أجله .

2- تكون صلاحية الموازنة التخطيطية في الرقابة على التكاليف في أنها تتبع التكلفة منذ التخطيط حتى التنفيذ ...

الإجابـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة التكرار النسبة
- أوافق 19 76 %
- أوافق لحد ما 5 20 %
- لا أوافق 1 4 %
- لا أوافق بشدة - -
المجموع 25 100 %


من النسب الواردة بالجدول أعلاه يتضح أن 76 % من أفراد العينة يوافقون على أن صلاحية الموازنة التخطيطية في الرقابة على التكلفة تكمن في أنها تتبع التكاليف منذ مرحلة التخطيط وحتى مرحلة التنفيذ, بينما 20 % يوافقون لحد ما حين أن 4 % فقط من أفراد العينة لا يوافقون على ذلك وهذا يؤكد صلاحية الموازنة في تتبع التكلفة منذ مرحلة التخطيط وحتى مرحلة التنفيذ .

3- تخدم الموازنة إلى جانب الرقابة أيضاً في عملية التخطيط .

الإجابـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة التكرار النسبة
- أوافق 21 84 %
- أوافق لحد ما 2 8 %
- لا أوافق 1 4 %
- لا أوافق بشدة 1 4 %
المجموع 25 100 %


من ملاحظ من الجدول أعلاه أن 21 شخصاً أي ما نسبته 84 % ممن شملهم الاستطلاع يوافقون على أن الموازنة تقوم بتقديم الخدمة إلى جانب الرقابة في عملية التخطيط بينما الذين لا يوافقون على ذلك نسبتهم 8 % مابين غير موافق وغير موافق بشدة ويمكننا القول بأن أفراد العينة يجمعون على الموافقة .

4- يتيح تحضير الموازنة فرصة التعرف على أي مشاكل ينتظر حدوثها خلال فترة الموازنة الأمر الذي يتطلب فحص تلك المشاكل وحلها في وقت مبكر .

الإجابـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة التكرار النسبة
- أوافق 24 96 %
- أوافق لحد ما 1 4 %
- لا أوافق - -
- لا أوافق بشدة - -
المجموع 25 100 %


من ملاحظ أن 96 % من أفراد العينة الذين تم استجوابهم يوافقون على أن تحضير الموازنة يتيح التعرف على المشاكل المتوقعة من خلال فترة الموازنة مما يسهل حلها في وقت مبكر , و 4 % منهم يوافقون لحد ما , مما يؤكد أن جميع أفراد العينة يوافقون على ذلك ويمكننا القول بأن تحضير الموازنة يتيح فرصة التعرف على المشاكل المنتظر حدوثها خلال فترة الموازنة الأمر الذي يتطلب فحص تلك المشاكل وحلها في وقت مبكر.

5- تتيح فرصة تخطيط الموازنة إجراء التنسيق بين خطط الإدارات في ضوء هدف واحد لمشروع ككل .


الإجابـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة التكرار النسبة
- أوافق 16 64 %
- أوافق لحد ما 5 20 %
- لا أوافق 3 12 %
- لا أوافق بشدة 1 4 %
المجموع 25 100 %


من الملاحظ في الجدول أعلاه أن 16 شخصاً من أفراد العينة المستجوبين أي ما نسبته 64 % يجمعون على أن فرصة تخطيط الموازنة تتيح إجراء التنسيق بين خطط الإدارات في ضوء هدف واحد للمشروع ككل , وأن 20 % من أفراد العينة يوافقون على ذلك بحد ما مما يعني أن 21 من أفراد العينة أي ما يمثل 84 % من حجم العينة من أفراد العينة مما يمكننا من القول بأن جميع أفراد العينة يوافقون على ذلك القول.

6- تعتبر الموازنة أداة هامة للاتصال الإدارية وذلك عن طريق التقارير الرقابية ...


الإجابـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة التكرار النسبة
- أوافق 20 80 %
- أوافق لحد ما 3 12 %
- لا أوافق 1 4 %
- لا أوافق بشدة 1 4 %
المجموع 25 100 %


إن النسب الواردة بالجدول أعلاه تظهر أن 20 شخص أي 80 % من مجموع الأشخاص المستجوبين يوافقون على أن الموازنة أداة هامة للاتصال الإدارية عن طريق التقارير الرقابية وأن 12 % منهم يوافقون لحد ما بينما الذين لا يوافقون فيمثلون 4 % فقط من حجم العينة وهذا يؤكد أن الموازنة أداة هامة للاتصال الإداري .

7- تسهل الموازنة الإدارة بالاستثناء مما يوفر الوقت والجهد ...

الإجابـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة التكرار النسبة
- أوافق 24 96 %
- أوافق لحد ما 1 4 %
- لا أوافق - -
- لا أوافق بشدة - -
المجموع 25 100 %


يتبين من ملاحظة ومعاينة النسب الواردة في الجدول أعلاه أن جميع أفراد العينة يجمعون على أن الموازنة التخطيطية تسهل الإدارة بالاستثناء مما يوفر الوقت والجهد .

8- تساعد الموازنة على الاستخدام الأمثل لموارد متاحة ...

الإجابـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة التكرار النسبة
- أوافق 9 36 %
- أوافق لحد ما 6 24 %
- لا أوافق 10 40 %
- لا أوافق بشدة - -
المجموع 25 100 %


بالنظر في بيانات الجدول أعلاه يلاحظ أن إجابات العينة قد توزعت بين 36 % موافق و 24 % موافق لحد ما , مما يعني أن ما نسبته 60 % من أفراد العينة يوافقون على أن الموازنة تساعد على الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة بينما 40 % منهم يرون خلاف ذلك .
ويمكننا القول أن الموازنة تساعد على الاستخدام الأمثل لموارد المتاحة .

9- تتطلب رقابة الموازنة مقارنة الأداء الفعلي لجميع المستويات الإدارية مع ما هو مخطط لها بهدف التوصل إلى الغاية عن طريق محاربة الانحرافات السالبة وتنمية الانحرافات الموجبة ...

الإجابـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة التكرار النسبة
- أوافق 4 16 %
- أوافق لحد ما 18 72 %
- لا أوافق 2 8 %
- لا أوافق بشدة 1 4 %
المجموع 25 100 %


يتضح في الجدول أن 72 % من أفراد العينة يوافقون لحد ما على أن الرقابة عن طريق الموازنة تتطلب مقارنة الأداء الفعلي مع ما هو مخطط لها وأن 16 % يوافقون تماماً وبالتالي تصبح نسبة الموافقون 89 % وهي تمثل الأغلبية بينما 12 % فقط من أفراد العينة لا يوافقون مما يؤكد أن الرقابة عن طريق الموازنة التخطيطية تتطلب مقارنة الأداء الفعلي للتكاليف مع ما هو مخطط لها بالموازنة .

10- يعتبر مبدأ الخطة الشاملة أحد المبادئ التي يتركز عليها نجاح الموازنة .

الإجابـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة التكرار النسبة
- أوافق 24 96 %
- أوافق لحد ما 1 4 %
- لا أوافق - -
- لا أوافق بشدة - -
المجموع 25 100 %


من الجدول أعلاه يتضح أن ما نسبته 96 % من أفراد العينة يوافقون على أن مبدأ الخطة الشاملة هو أحد المبادئ التي يتركز عليها نجاح الموازنة وأن 4 % من أفراد العينة يوافقون لحد ما .
مما يؤكد أن نجاح الموازنة وفعاليتها في الرقابة على عنصر التكلفة يكمن في التزامها مبدأ الخطة الشاملة .

11- يتيح مبدأ التصاق الموازنة بالهيكل التنظيمي للمنشأة ...

الإجابـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة التكرار النسبة
1- توضيح خطوط الاتصال بين المستويات المختلفة للإدارة - -
2- غد النظر للإدارات بمثابة مراكز للمسئولية - -
3 – 1 و 2 25 100 %
المجموع 25 100 %


من ملاحظ أن جميع أفراد العينة يوافقون على أن مبدأ التصاق الموازنة بالهيكل التنظيمي للمنشأة التي يعملون بها يتيح توضيح خطوط الاتصال بين المستويات الإدارية المختلفة وفرصة النظر إلى الإدارة والأقسام بمثابة مراكز المسئولية معاً .

النتائج:-

مما سبق يمكن الوصول إلى النتائج التالية:
• إن عنصر التكلفة يعتبر من أهم العناصر في العصر الراهن وأن إمكانية منافسة المشروعات في الأسواق يتوقف إلى حد كبير على ضبط ومراقبة هذا العنصر والتحكم فيه وذلك بهدف التقليل منه ما أمكن وبالتالي زيادة ربحية المشروعات وإمكانية منافستها في السوق المحلية.
• إن الموازنة التخطيطية إلى جانب استخدامها في التخطيط ككل فهي أيضاً تستخدم في مجال الرقابة على عنصر التكلفة وذلك بتتبع تخطيط التكاليف الفعلية مع التكاليف المخططة مما يمكن من معرفة الانحرافات السالبة والموجبة وبالتالي إمكانية تفادي ما هو سالب وتنمية ما هو موجب من الانحرافات.
• إن أسلوب الرقابة عن طريق الموازنات التخطيطية أكثر مرونة من الأساليب الرقابية الأخرى وذلك في حال إتباع نظام الموازنة المرنة التي تعطي فرصة للتصحيح والتعديل والحذف والإضافة مما يجعلها أكثر فعالية في الرقابة على عنصر التكلفة, ومن ناحية أخرى فإن ميزة المرونة تتفق مع صفة عنصر التكلفة وهي أنه عنصر التكلفة دائماً يتغير ولا يكون ثابت.


• إن الأسلوب الرقابي المعين الذي تختاره المنشآت يتوقف إلى حد كبير على بيئة المنشأة وحجمها ونوعية نشاطها وأهدافها التي تأمل التوصل إليها.
• ترغب الإدارة بتحقيق مجموعه من الأهداف في المستقبل منها تحقيق أفضل معدلات من الأرباح الموزعة للمساهمين عن الفترة القادمة، وتوفير الحجم الكافي من السيولة النقدية للفترة المقبلة. وزيادة حجم الدخل الصافي المتوقع تحقيقه بعد الضرائب. وتهم المديرين في كافه مجالات الإدارة بالإضافة إلى انه يساعد الإدارة العليا على توضيح الربحية الكامنة ( غير ظاهرة ) التي يمكن أن تحققها المنشاة في المستقبل.
• لا تتوقف دورة الموازنة التخطيطية عند حد وضع الخطة إذ أن التخطيط ما هو إلا الخطوة الأولى لإجراء الرقابة على الأنشطة ومن ثم لا بد من الالتزام بالخطة خلال التغيير ومتابعة ذلك التنفيذ وإجراء الرقابة عليه وإلا تصبح الخطة مجرد تقديرات لا جدوى منها .
• إن الرقابة على الأفراد قد لا تكون محبوبة إلا نفوسهم إذ أن المساءلة المحاسبية تضع أداء الأفراد تحت المنظار المكبر للتعرف على أي انحرافات تكون قد وقعت في التكاليف داخل مجال تحكمهم، وهنا يقع العبء الأكبر على محاسب التكاليف في إقناع المستويات الإشرافية المختلفة بأن الموازنة والمساءلة المحاسبية هي بهدف مساندة الإدارة في القيام بأهدافها الرقابية على أكمل وجه.
التوصيات:-

استناداً إلى النتائج السابقة الذكر يمكن التوصل إلى مجموعة من التوصيات تتمثل فيما يلي:
• ضرورة أن تختار المنشآت نظام الرقابة على التكاليف وأن يكون هذا النظام مبني على الدراسة والتحليل لبيئاتها وبالتالي اختيار أنسب الأساليب والأنظمة للرقابة على عنصر التكلفة.
• ضرورة الأخذ بأسلوب الموازنة التخطيطية المرن في الرقابة على التكاليف وذلك لما يتيحه من فرص للتعديل والحذف والإضافة خصوصاً وأن عنصر التكلفة غالباً ما يتميز بنوع من الذبذبة والتغير.
• الابتعاد قدر الإمكان عن استخدام أسلوب الرقابة عن طريق الموازنات الجامدة ( الثابتة ) الذي لا تكون فيه فرصة لا ستيعاب سلوك التكاليف المتغيرة.
• الاهتمام أكثر بالرقابة والضبط والتحكم في عناصر التكاليف لما تمثله التكاليف مع مكانة هامة في تحديد مركز المنشأة التنافسي في عصر العولمة والانفتاح وتحرر الاقتصاد العالمي.
• كيفيه استخدام المعلومات المحاسبية في اتخاذ القرارات الاعتماد على أساليب وطرق إنتاجيه أفضل. معلومات التكاليف الدورية التي تشمل على وصفاً مالياً وعينياً لما تكون عليه تكاليف إنجاز أهداف المشروع خلال فترة محاسبيه معينه, ويتم عرضها وتبويبها في شكل تقارير تسمى تقارير التكاليف.
• كما استخدام أساليب تخفيض كميات العوادم عن طريق معلومات تكاليف معياريه ومعلومات تكاليف مراكز المسؤليه وهي حيز من بنود التكاليف التي تقع في نطاق شخص معين و يتم الحصول عليها لأغراض تحقيق الرقابة على تكاليف المشروع، وتفيد في تحقيق رقابه فعاله على عناصر التكاليف.
• كما يجب التمييز بين كلاً من تكاليف الفترة وتكاليف المنتج ونقصد بتكاليف الفترة هي التكاليف التي تتحدد بفترة معينه ولا ترتبط بالمنتجات أو الخدمات التي تم إنتاجها, أما تكاليف المنتج فهي التي يتم مقابلتها بالمنتجات التي تم تصنيعها, وتتحول تكاليف المنتج إلى تكاليف فترة. وكذلك يجب التمييز بين التكاليف التفاضلية وتكلفة الفرصة البديلة والتكاليف الغارقة فالتكاليف التفاضلية تعني الفرق بالزيادة أو النقص في التكاليف ويتم الاعتماد عليها في مجال اتخاذ القرارات. وتكلفة الفرصة البديلة هي العائد الذي تم التضحية به نتيجة استبعاد تنفيذ قرار معين. والتكاليف الغارقة هي التي تم سدداها أو التي تم تحقيقها والتي لا يمكن تغييرها أو التخلص منها عن طريق اتخاذ قرار خلال الفترة الجارية أو المستقبلية.
• إن الأمر يتطلب أن يشعر الجميع ويقدر أن المساءلة المحاسبية كأحد إجراءات الموازنة في تحقيق الرقابة هي لصالحهم ولصالح الوحدة الاقتصادية ككل وفي ضوء وحدة الهدف.

الخاتمة:-
لقد قام الباحث بتناول دور الموازنة التخطيطية في الرقابة على عنصر التكلفة حيث أن تعريف الموازنات التخطيطية ورأي له عدد من التعاريف للموازنة وكيف جميع التعريفات تتجه نحو تعريف الموازنة على أنها ترجمة كمية أو عينة للنشاط.
ثم قام بتناول الرقابة على عناصر التكاليف من أهمية وضرورة يجب الاهتمام به ثم تطرق إلى تتبع دور الموازنة التخطيطية بوصفها أسلوباً رقابياً فعالاً وتوصل إلى أن الموازنة التخطيطية هي أفضل أساليب الرقابة على عنصر التكلفة.
وأخيراً توصل إلى عدد من النتائج والتوصيات ويأمل أن يسهم مشروع البحث هذا في فتح المجال لاجتهادات كثير من طالب العلم في المستقبل القريب إنشاء الله تعالى.


والله ولي التوفيق ,,,

الباحث
علي عبد القادر محمد عارفين

المراجع:-

(أ)_ الدوريات العربية:-
1- د/ رشاد الحصري _ استخدام اسلوب تحليل التكلفة والعائد للحكم على كفاية البرامج البديلة في ضوء استخدام اسلوب موازنة البرامج والأداء_ مجلة الاقتصاد والإدارة_ العدد الرابع عشر _فبراير 1982م.
2- د/ إبراهيم فؤاد العيسوي ود/ محمد علي شهيب _ تخطيط ومراقبة العمليات والإنتاج في المنشآت الصناعية ، حالات عملية في المملكة العربية السعودية _ مجلة الاقتصاد والإدارة_ العدد الثامن عشر _ سبتمبر 1983م.
3- د/ إبراهيم فؤاد العيسوي ود/ محمد علي شهيب _ تخطيط ومراقبة العمليات والإنتاج في المنشآت الصناعية (الجزء الثاني) ، حالات عملية في المملكة العربية السعودية _ مجلة الاقتصاد والإدارة_العدد الثامن عشر _ مارس 1985م.
(ب)-مراجع الدراسة:-
4- د/ محمد كمال عطية ، الرقابة على تكاليف صناعة النسيج _ مجلة الاقتصاد والإدارة_ العدد العشر _ نوفمبر 1980م.
5- د / أحمد نور , المحاسبة الإدارية , دار النهضة العربية .
6- د / منير محمود سالم , جلال الشافعي , دراسات في المحاسبة . الإدارية , دار المجمع العلمي بجدة , 1980م .
7- د / منير محمود سالم ، المحاسبة الإدارية , 1975 م .
8- محمد محمد الجزار , المحاسبة الإدارية , الإطار الفكري , مطابع سجل العرب 1971 م .
9- د / محمد أحمد خليل و د/ عبد الحي مرعي , محاسبة التكاليف في مجال التخطيط والرقابة , مؤسسة شباب الجامعة الإسكندرية , 1982 م .
10- د / محمد الفيومي محمد , أصول محاسبة التكاليف المكتب الجامعي الحديث , 98 / 1999 م .
11- د. أحمد فرغلي, المحاسبة الإدارية( الإطار العلمي والأساليب العلمية ) دار الهاني للطباعة 2000.
12- د. أحمد فرغلي, نظم التكاليف الفعلية و المعيارية، دار الهاني للطباعة 2000